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Témoignage client : Wella Company adopte l’environnement flexible
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Janvier 2022

Wella réaménage ses espaces de travail pour faire vivre la culture du groupe et offrir à ses collaborateurs des environnements innovants, collaboratifs et flexibles, en phase avec l’évolution des modes de travail et la croissance des effectifs.

 

Instate a accompagné Wella pendant 10 mois pour la mise en œuvre de ce projet : cadrage stratégique, définition des principes d’environnement de travail, assistance à la direction de projet, suivi des travaux et déménagement.

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Témoignage de Caroline Gudin, General Manager de Wella en France :

Une petite phrase pour présenter notre activité : Wella Company est l'une des principales sociétés de beauté au monde, avec un portefeuille de marques emblématiques dans le capillaire et l’onglerie telles que Wella Professionals, System Professional, OPI, Nioxin et ghd. Avec 6 000 employés dans le monde et une présence dans plus de 100 pays, Wella Company et ses marques permettent à chacun d’exprimer sa personnalité, de se sentir et d’être soi-même.

  

Qu’est-ce qui a motivé cette évolution de vos environnements de travail ?

Le 1er décembre 2020, l’entreprise "Wella Company" est créée en tant que société indépendante, à la suite de la transaction stratégique entre Coty et KKR de céder les activités de Coty dans le domaine de soins professionnels. Dans ce cadre, il était convenu que nous resterions dans le bâtiment Metropolitan, en étant séparés de nos anciens collègues de Coty et en optimisant notre surface, au plus tard à la fin de l’année 2021.

Ce projet immobilier est devenu une opportunité de repenser rapidement notre environnement de travail. Nous souhaitions qu’il soit le reflet d’une culture interne forte et indépendante qui s'appuie sur notre histoire et qui encourage l'innovation de tous les collaborateurs.

En plein cœur de la crise sanitaire, nous avons pu aussi tenir compte de la transformation des modes de travail pour initier un projet en environnement flexible, en anticipant une croissance potentielle des effectifs du fait de la création du groupe. Nous avons moins de postes de travail que de personnes (environ 2 postes pour 3 personnes), mais beaucoup plus d’espaces de collaboration et de convivialité.

 

Quelles étaient les complexités de votre projet ?

Notre premier point de complexité était financier : la séparation entre les deux entités prévoyait une réduction de surface dans un budget projet défini au préalable. Une étude détaillée a été réalisée avec le soutien d’Instate pour se rapprocher au mieux de la réalité de nos besoins.

Seconde contrainte : l’intégration du Studio, notre centre de formation pour les coiffeurs professionnels (une équipe d’environ 70 personnes comprenant éducateurs et clients). Ce local, auparavant indépendant, devait être réintégré dans notre réflexion globale et réaménagé pour s’aligner avec les besoins actuels et futur de l’entreprise.

Nous avons dû également susciter l’adhésion des collaborateurs ! Réduire le nombre de postes de travail venait nécessairement se conjuguer avec un changement d’usage de l’espace. Nous avons fait contribuer les collaborateurs au projet, une autre manière d’écrire la nouvelle histoire of ‘"Wella Company".

 

Quelle était la constitution de votre équipe interne ?

En premier lieu, nous avons mis en place une équipe projet pluri-disciplinaire dirigée par notre DRH, Elise Pope, et organisée en chantier (RH, IT, Finances, Achats, Services Généraux). Cela nous a permis d'être réactifs et de nous adapter à tous les aléas du projet. Avec Instate, nous nous sommes vite rendus compte qu'il y avait toujours des solutions et des évolutions possibles dans le temps. 

Nous avons également fait un appel au volontariat pour constituer deux équipes métiers pour les projets "Studio" et "bureaux"... leur investissement, dans une période dense, nous a permis de préciser, finaliser et même améliorer ce que nous avions imaginé, avec beaucoup d'ingéniosité. 

Quels sont vos premiers retours d’expérience dans ce nouvel environnement flexible ?

De manière paradoxale, les espaces semblent plus grands. La lumière est entrée avec un nouveau mobilier en bois clair, on a gagné un coin repos (infirmerie), un espace courrier et une même une salle de réunion. Le nouveau coin repas est fortement apprécié : séparé de l’open space et du coin café, c’est un endroit qui sera convoité pour les breaks, les pots et les repas dès qu’on le pourra. Le studio de coiffure accueille maintenant une salle digitale professionnelle, la qualité de nos productions et visuels s’en trouve tellement améliorée. Quand Instate nous a présenté plusieurs scenarios, nous  avons opté pour des espaces par « famille de jobs », et nous en sommes ravis. Dès 9h30, tous les espaces encore disponibles sont ouverts à tous et nous trouvons que c’est un bon consensus entre confort et liberté de nos employés. Les nouveaux espaces collaboratifs accueillent régulièrement des équipes travaillant en mode projet. Enfin, les plantes, le nouveau mobilier et la nouvelle identité visuelle de notre société réchauffent l’ensemble.

Ce projet a vraiment embelli notre environnement de travail tout en permettant aux équipes plus de collaboration et de flexibilité.

 

Comment s’est déroulée la collaboration avec Instate ?

Instate a su nous accompagner de façon méthodique pour gérer le projet dans sa globalité.

Le projet s’est déroulé en deux phases :

  • 1ère phase de conseil en Workplace :

Tout d’abord nous avons commencé par bien définir notre besoin, un retro-planning qui s’aligne sur nos contraintes transactionnelles et business et les éléments prioritaires à traiter dans le budget alloué.

Ensuite nous avons commencé la réflexion sur la définition du concept de Flex Office dans nos bureaux, à travers des ateliers d’échange et des réunions d’information et de partage. Après la définition des scénarios de partage, nous avons étudié plusieurs macro-zoning, pour définir à la fin de cette mission le micro-zoning idéal pour notre nouvel aménagement.

 

  • 2ème phase de gestion de projet :

Une fois que nous avons validé les grandes lignes directrices du projet, Instate a su mettre en œuvre ses connaissances dans le domaine afin de mettre le projet en exécution.

Ensemble, nous avons validé les prestataires architecturaux et techniques, validé le projet auprès du propriétaire puis le chantier a démarré début octobre, en ligne avec nos projections calendaires et budgétaires.

 

Quelle a été la plus-value d’Instate ?

Dès le début du projet, Instate a anticipé les contraintes calendaires, techniques et opérationnelles du projet. Cela nous a permis de les traiter avec rigueur. Nous sommes partis d’un constat partagé : un projet immobilier ne peut se concevoir à partir de solutions d'aménagement qui ont été appliquées ailleurs, mais doit répondre aux enjeux spécifiques de l'organisation et de l'usage. Ensemble nous avons œuvré à définir les besoins Wella qui sont devenus ensuite le socle de nos projections immobilières.

Nous avons beaucoup apprécié leur équipe pluridisciplinaire, toujours de bonne humeur, leur approche méthodique, leur engagement et leur écoute du client.

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